Lo que toda persona no financiera debe saber
Quiero contarte mi experiencia en la era digital desde el punto de vista financiero y su utilización en las empresas, así como puede ayudarte, también puede afectarte al ignorar como emplearla a favor de las actividades empresariales y de conocimiento a nivel personal.
La era digital
La era digital, en teoría viene a facilitar la vida de las personas, sin embargo, esto es cierto en parte, cuando estas preparado para ello; por otro lado, exigen mayor conocimiento y desarrollo de nuevas habilidades en las personas para ser el mejor en su campo.
Las exigencias de información pronta y oportuna en las empresas se vuelve una prioridad cuando las decisiones tomadas han sido las adecuadas, sin embargo, hazte esta pregunta ¿está preparada mi gente para adaptarse a este ritmo de exigencia tan vertiginoso de esta era?, responde a conciencia con un sí o un no según el nivel de preparación que tengas relacionado con el tema.
Experiencia
En mi experiencia en la administración financiera empresarial, el principal obstáculo que encontramos al digitalizar las operaciones contables es el desconocimiento del impacto económico de cada operación que ocurren en las empresas por parte del personal que no pertenece al área no financieras, ésta la componen la mayoría de los departamentos y secciones que integran una empresa y son los que van construyendo paso a paso la actividad financiera operativa hasta llegar a la rentabilidad al final de cada periodo.
Ejemplo
Analicemos un ejemplo, en una fábrica los procesos de producción corren en su cadena productiva de forma normal y los filtros de control de calidad se espera que funcionen a la perfección, aunque estadísticamente se estima que siempre habrá un margen de error, sin embargo, cuando en ese proceso existen retrasos en la producción y errores en la calidad de las operaciones, al regresar a corregir esos errores, los reprocesos son costosísimos porque requieren nuevamente la aplicación del proceso productivo doblemente efectuado y si no tienes políticas de calidad deberás gastar nuevamente por ese proceso poco productivo, esto impacta fuertemente en los márgenes de rentabilidad.
En el área de ventas, las quejas y reclamos de los clientes a menudo son por la calidad de los productos y aquí hay doble efecto, el primero es la perdida de la rentabilidad y la segunda es la perdida de la reputación de la empresa, siendo esta ultima la más cara, de igual manera impacta la devolución de pedidos, como veras estas solo son algunas de las situaciones que se vive día a día en dentro de una entidad empresarial y que afectan las finanzas de manera directa, pero esto que te cuento no debe ser motivo desanimo a para lograr integrar las operaciones y construir un sistemas de información más efectivo que permita alcanzar la consecución de metas y obtener la rentabilidad optima requerida por los planes financieros establecidos previamente.
Operaciones similares en el comercio, industria y servicios
Las empresas pueden ser diferentes en su industria y dedicarse al comercio, producción o servicio, sin embargo, cada una tiene los mismos problemas, por ejemplo, retrasos en la producción y entrega de productos y servicios; quejas y reclamos por devoluciones y rechazos de pedidos, perdidas en los inventarios, entre muchos otros factores más que coadyuvan a que esto ocurra.
Ejemplo, puedes visitar las oficinas de atención al cliente de cualquier compañía de servicios telefónicos, bancos y almacenes siempre están llenos de personas reclamando y devolviendo productos adquiridos con anterioridad.
Esta situación se ha vuelto tan grande que en las empresas es algo normal y no se toman el tiempo de analizar y corregir sus procesos, como oportunidad de negocio, estos problemas son tan graves que indirectamente se ha desarrollado una nueva industria denominada “Call centers” y son quienes atienden por parte de las empresas estas situaciones, esto equivale a tomarse una aspirina para el dolor de cabeza de forma momentánea, pero el problema de salud persistirá hasta que llegue el momento de la hospitalización por no haber resuelto el problema de raíz, en las empresas lastimosamente seria la salida o quiebra en el mercado.
En relación a este punto, es considerado en la cadena de valor de Michael Porter, entre las cinco actividades primarias y le denomina “Servicio”, lo visualiza para la masificación de la producción y que debe atender los reclamos de los clientes y evitar que la reputación de las compañías se vea afectada, en la práctica es otro mundo totalmente diferente.
Entrevistas a tomadores de decisiones
En muchas entreviste que he efectuado a empleados, supervisores, jefes, gerentes, asistentes administrativos y personal operativo involucrado, relacionada con la actividad económica y la toma de decisiones y su conocimiento sobre el aporte a la rentabilidad de sus acciones, en preguntas simples como ¿Conoce Usted sobre el impacto financiero de las decisiones que toma cada día en su cargo laboral? y las respuestas son las mismas, es un No contundente sobre el conocimiento del porque toman decisiones y su aporte a las finanzas de las empresas desde su cargo, llegando a la conclusión de que es necesario subir el nivel de conocimiento básico de las finanzas en el personal de las áreas claves de control involucrado en los procesos productivos que afectan directamente a las finanzas, algunos manifiestan que por su “rol” les han sugerido que es innecesario que conozcan por lo menos de los costos o la rentabilidad que generan, pero que a las vez se les exige que cumplan metas, sin importar calidad en la ejecución del trabajo, reducción del nivel de desperdicios, bajar los rechazos de producción, devolución de pedidos, que son costosísimos en cualquier actividad productiva, este desconocimiento técnico, es el equivalente de enviar a un soldado a la guerra sin armas ni municiones, no es necesario analizar mucho para saber que va a morir en el intento, lo mismo ocurre en las empresas con los empleados claves.
¿Pero en que les debe capacitar?
Muchas personas son especialistas en ciertas áreas tales como las cobranzas, ventas, producción, contabilidad, servicio al cliente, sin embargo entre esas especialidades, la productividad y eficiencia real que visualiza la dirección y la gerencia existe una enorme laguna que separa la vision de la práctica, esto por la falta de desarrollo de habilidades en el campo financiero, separando las metas y la rentabilidad empresarial unida a la productividad del día a día, muchos “estrategas y pensadores” buscan navegar esa laguna o pasar por encima de ella a través de la implementación de sistemas de información digital, volviendo a los sistemas imprescindible, hasta el grado de creer que pueden sustituir al ser humano en lugar de capacitarlos para que tomen mejores decisiones e incrementen el valor de la empresa.
Los sistemas son herramientas creadas para generar eficiencia y control, además de ayudar a tomar decisiones con información oportuna aplicando las personas sus habilidad y técnicas en resolver problemas de forma anticipada, para reducir errores
En la práctica se quiere sustituir a las personas por las computadoras, además te pueden afirmar que dichos sistemas (CRM, ERP, módulos, etc.) son anti-errores y que reducen el riesgo humano, pero cuando existe una falla en el sistema se paraliza toda la empresa en sus actividades generando grandes pérdidas por cada hora que falla, en ese momento el error no es de humanos, porque ya los hiciste de lado.
Cuando fallan los sistemas hay caos
Solo en esos momentos nos damos cuenta de que la “laguna” que pretendíamos cruzar por medio de sistemas de información y prescindiendo de las habilidades, aptitudes y competencias de los empleados, se ha vuelto más grande y la empresa se vuelve un caos.
Al rectificar las fallas nos damos cuenta que le quitamos la oportunidad del desarrollo y aprendizaje de nuevas habilidades en cada una de las personas que intervienen en los procesos productivos al pretender sustituir criterios técnicos propios de las personas que no se pueden reemplazar por un sistema, esa laguna es la falta de nuevas habilidades que deben desarrollarse para aprovechar la tecnología digital y aplicarlas a los sistemas y no a la inversa, el software es una herramienta que es operada por otra inteligencia más amplia que toma decisiones y esta son las habilidades, actitudes, aptitudes y competencias que solo los seres humanos que son capaces de aplicar a cada momento de su vida, la capacitación y desarrollo es elemental para alcanzar mejores tasas de rendimientos operativos que se ven reflejados en la rentabilidad al final de cada ejercicio fiscal y comercial.
Apoyarnos en la tecnología
Al apoyarnos en la tecnología añadimos velocidad en los procesos, pero nuestra gente se acostumbra a operar de forma mecánica sin mayor análisis la situación económica actual por desconocimiento de estos conceptos y el impacto de cada decisión genera incertidumbre en el resultado final de la rentabilidad empresarial.
En uno de mis proyectos, me di cuenta de que la “laguna o brecha” del sistema, se estaba volviendo un lago muy grande y que las personas no estaban utilizando sus competencias y habilidades al llevar a cabo cada operación involucrada, además no se les había preparado para este cambio, para reducir la brecha entre las nuevas tecnologías y las habilidades de las personas, elabore un plan de capacitación que fue un proceso intensivo para activar el desarrollo de nuevas habilidades en todo el personal clave, comenzando por lo básico que todo empleado administrativo debe conocer y manejar hoy en día en la era digital, que es la hoja electrónica de Excel específicamente para la rama económica, financiera y contable, aquí muchos no tenía esta habilidad técnica tan importante, aprendieron a elaborar reportes desde las bases de datos con información de los sistemas, entre los aprendizajes obtenidos fueron el análisis de producción, graficas comparativas de los rendimientos diarios, semanales y mensuales para presentar sus avances por medio de indicadores productivos, además se les transmitió conocimientos general de costos en la industria y el impacto en la rentabilidad de forma negativa al incurrir en rechazos de la producción y devoluciones de los clientes, aprendieron conceptos generales de contabilidad y conocieron la importancia de documentar los procesos de cada operación, analizar indicadores en departamentos como la planta de producción, administración de cobros, tesorería, cuentas por pagar, entre muchas otras habilidades desarrolladas que impactan las finanzas empresariales.
Capacitación a los mandos medios
Capacitando a todo el equipo desde supervisores, jefes, gerentes, asistentes administrativos y auxiliares contables, los resultados no se hicieron esperar, elaboramos un programa general de formación que le agrego mucho valor a las personas, premiamos a los mejores empleados y las utilidades de la empresa subieron como nunca antes se había tenido en los últimos diez años, de mi ni te cuento, el premio que recibí por ser el gestor de este proyecto de desarrollo empresarial y el gerenciamiento de la administración y finanzas, todo este plan requirió de una inversión en el personal a nivel técnico y humano, pero los resultados demostraron que fue una decisión de las más acertadas que pude tomar, la gerencia de una empresa si quiere crecer, sostenerse y sobre todo obtener rendimientos por encima del promedio debe invertir en el conocimiento y habilidades de sus empleados por medio de la capacitación en finanzas para el personal no financiero.
Las personas y las finanzas
Todas las personas administran finanzas a diario en su vida en sus negocios y en sus empleos, pero tienen una característica en común “No son Financieros” y el 80% de ellos toman decisiones diariamente y son los que van configurando las finanzas empresariales, sin embargo, bien capacitados harán que tu empresa sea lo que realmente has visualidad y alcanzara las metas y rentabilidad proyectada.
Te invito a que capacites a tu equipo en el Diplomado en “Finanzas Para No Financieros”, dirigido a complementar las habilidades del personal clave “que no es especialista en finanzas” y debes involucrar a todos los gerentes y jefe, desde el encargado de tu caja fuerte que es la bodega de materias primas y producto terminado, hasta supervisores de producción y servicios, ejecutivos y analistas de créditos, jefes de administración, compras, cobros, ventas y principalmente tú como gerente de la empresa.
Atentamente,
Msc. Gonzalo Muñoz
Director GMC INTERNATIONAL BUSINESS SCHOOL